COMMENT GÉRER UNE ÉQUIPE DISTRIBUÉE

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COMMENT GÉRER UNE ÉQUIPE DISTRIBUÉE

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Comment gérer une équipe distribuée ? Avec le développement des technologies de travail à distance, ainsi que la mondialisation, on trouve de plus en plus souvent des équipes dont les membres vivent non seulement dans différentes parties d’un pays, mais sont dispersés dans le monde entier. Mais comment gérer une telle équipe ?

Voici cinq conseils de Joshua Zerkel, responsable du marketing mondial chez Asana. Les membres de son équipe vivent et travaillent en Irlande, en Angleterre, aux États-Unis, au Japon et en Australie.

Voyons donc comment gérer une équipe :

1. Dépensez consciemment votre énergie

Comment gérer une équipe. Une erreur fréquente des personnes qui gèrent une équipe internationale est de participer à toutes les réunions dans tous les fuseaux horaires.

C’est une voie directe vers l’épuisement :

  • vous deviendrez tout simplement fou si vous essayez d’assister à chaque réunion à un moment qui convient aux membres de votre équipe.

Essayez plutôt de n’assister qu’aux réunions clés et déléguez calmement des responsabilités à vos coéquipiers régionaux. Par exemple, vous pouvez inviter les dirigeants locaux à mener leurs propres expériences de développement communautaire. Il est judicieux d’être présent aux premières réunions pour aider à formuler la stratégie et fournir des informations : à ce stade du projet, la capacité à poser des questions et à y répondre en direct est importante. Et une fois que le projet est en cours, vous ne pouvez suivre les progrès que de temps en temps.

Vous aurez ainsi plus de pouvoir pour vous concentrer sur d’autres questions et opportunités – notamment là où vous pouvez avoir le plus d’impact.

En outre,

  • vous montrerez à votre équipe que vous lui faites confiance pour accomplir son travail sans entrer dans les détails.

2. Modifiez vos horaires de travail

Si vous avez des employés qui travaillent dans des régions différentes, vous voudrez peut-être modifier les heures de travail.

Par exemple,

  • si vous vivez à Moscou et que vos employés sont à Vladivostok, planifiez un (ou plusieurs) jour(s) à l’avance – de 07h00 à 16h00, tandis que le reste des jours sera standard, disons de 10h00 à 19h00. Cette approche vous facilitera la vie, à vous et à vos employés.

Surtout, n’essayez pas de travailler 12 ou 14 heures par jour ! C’est loin d’être la meilleure solution : si vous ne consacrez pas suffisamment de temps au repos, vous ne pourrez pas travailler à plein régime et vous vous fatiguerez rapidement.

Vous devrez vous habituer au fait que chaque membre de votre équipe a des horaires différents : quelqu’un viendra aux réunions endormi parce qu’il s’est levé à 4 heures du matin.

3. N’oubliez pas les fuseaux horaires

Comment gérer une équipe. Lorsque vous planifiez des réunions d’équipe, prêtez une attention particulière aux différences de fuseaux horaires. Si les membres de votre équipe travaillent en Amérique du Nord, en Asie-Pacifique et en Europe, il n’y a malheureusement pas d’heure de réunion vraiment pratique pour tout le monde. N’oubliez pas non plus le changement d’heure d’été. Un service de décalage horaire viendra à la rescousse – par exemple, WorldTimeBuddy .

La tâche principale lors de la planification des réunions est d’adhérer au principe de “partage de la douleur”, c’est-à-dire de veiller à ce que personne dans l’équipe (y compris vous) ne doive travailler trop tôt ou trop tard. Cependant, quelqu’un devra de toute façon subir quelques désagréments. Telle est la vie d’une équipe internationale.

4. Trouvez des moyens de communiquer en face à face

N’oubliez pas que tout ne doit pas nécessairement se faire en direct. Par exemple, le service marketing d’Asana enregistre les réunions et les télécharge sur un espace partagé à l’échelle du service pour que les collègues puissent les consulter pendant les heures de bureau. Cependant, au sein de l’équipe Marketing Engagement, il y a une synchronisation d’équipe hebdomadaire le lundi qui alterne entre bon pour l’Europe, le Moyen-Orient et l’Afrique (9h00 PT) et bon pour l’Asie Pacifique (16h00 PT) .

Bien qu’il ne soit pas possible pour tous les membres de l’équipe de se réunir et d’appeler en même temps, cette pratique donne à chacun l’occasion de se “rencontrer” en face à face.

5. Acceptez votre rôle de chef d’équipe mondial

Comment gérer une équipe. Si vous gérez une équipe répartie dans le monde entier, vous vous habituerez au fait que vous devrez parfois rejoindre une réunion très tôt ou très tard. Cela fait partie du travail de l’équipe mondiale – et de votre responsabilité.

Toutefois, ces réunions en valent souvent la peine. Vous apprendrez à connaître d’autres cultures, vous développerez vos compétences en communication interculturelle, vous aurez le sentiment de faire partie du grand monde et vous montrerez à vos employés que leur travail est vraiment important pour vous. Voilà donc en général comment gérer une équipe.

8 SIGNES QUE VOTRE ÉQUIPE NE COMMUNIQUE PAS EFFICACEMENT À DISTANCE

Depuis un an et demi, travailler à distance est devenu aussi courant que de travailler dans un bureau. Cependant, le travail à distance pose parfois des problèmes, comme la communication au sein d’une équipe. La résolution de problèmes simples qui ne prendraient que quelques minutes au bureau se transforme en plusieurs heures d’appels vidéo, de messages et de tâches de gestionnaire de tâches.

Cela a un impact important sur les travailleurs eux-mêmes : selon HubSpot , 29 % des travailleurs interrogés estiment que le manque de communication significative avec leurs collègues est le plus gros problème du télétravail.

Si les employés ont du mal à communiquer, il est important de le remarquer rapidement.

Voici 8 signes indiquant que votre équipe a du mal à communiquer.

1. Il y a trop d’appels

Les appels téléphoniques longs et vides sont le fléau du travail à distance. Comme le montre la pratique, pour les employés réguliers, un appel par jour avec le patron et les collègues du service, ainsi qu’un appel par semaine avec l’ensemble de l’équipe, est suffisant. Beaucoup de choses sont faciles à noter. Avant de prendre un rendez-vous, demandez-vous si vous ne perdez pas votre temps.

Il est également utile de fixer une limite de temps pour les appels : cela évitera qu’une réunion de travail ne se transforme en une ennuyeuse transfusion de six heures de blanc. Pour que les appels soient productifs, ils doivent avoir une structure claire et l’ordre du jour ne vous permettra pas de vous écarter du sujet. Essayez d’envoyer l’ordre du jour avant la réunion pour que les employés puissent se préparer.

Les appels généraux d’équipe sont le principal outil de communication à distance. Essayez de ne pas les transformer en temps de réunion

2. Les membres de l’équipe ne participent pas à la conversation pendant l’appel.

Vous avez probablement remarqué que les mêmes personnes parlent surtout pendant les appels, tandis que d’autres restent silencieuses. Cela peut être le signe d’une mauvaise communication au sein de l’équipe. Il est probable que l’un des employés se sente mal à l’aise parce qu’il a été interrompu ou qu’il ne trouve pas le bon moment pour entamer une discussion. Vous devriez lui parler et essayer de comprendre ce qui ne va pas.

D’un autre côté,

  • il est important de se rappeler que certaines personnes sont naturellement réticentes et que leur silence n’est pas un problème.

Une option pour améliorer cette situation est de procéder à un tour de scrutin pendant la réunion : chaque participant pourra s’exprimer en silence.

3. Vos employés ne coopèrent pas entre eux.

En tant que chef de projet, vous pouvez surveiller les interactions entre collègues. Coopèrent-ils les uns avec les autres ou font-ils le travail seuls, et les problèmes généraux sont-ils résolus par votre intermédiaire ?

Le manque de communication peut signifier à la fois :

  • un faible niveau d’implication des personnes dans le travail d’équipe (ce qui est corrigé par le team building)
  • et un manque d’espace de travail adéquat.

Il est important de choisir un service intuitif et pratique pour la communication verticale (patron-employé) et horizontale (employé-employé).

Par exemple, sur Asana ,

  • les tâches peuvent être ajoutées et modifiées non seulement par les responsables, mais aussi par les employés eux-mêmes : cela simplifie grandement l’interaction.

Au lieu d’écrire un e-mail avec une demande, votre employé peut simplement assigner une tâche à un collègue sans être distrait par une longue correspondance. En outre, l’intégration avec plusieurs départements augmentera encore l’efficacité de la coopération.

4. L’équipe ne parle que de travail

Bien sûr,

  • dans une discussion de travail, le travail doit passer en premier –
  • mais tout de même, un peu de communication informelle ne fait pas de mal.
  • Si vos employés n’échangent pas de plaisanteries ou ne parlent pas de sujets divertissants tout au long de la journée, cela peut être le signe d’une mauvaise communication au sein de l’équipe.

Bien sûr, gardez à l’esprit que chacun est différent et que certains sont tout simplement réticents à parler de sujets personnels pendant les heures de travail.

Comme compromis,

  • vous pouvez créer un chat fludilka dans l’espace de travail :
  • cela permettra aux employés de partager les moments heureux et de discuter des moments douloureux. Ainsi, ils ne se sentiront pas comme des rouages sans visage, mais comme les membres d’une équipe bien coordonnée.

5. En cas de conflit, on fait appel à vous trop souvent ou très rarement.

Si les employés vous contactent plusieurs fois par semaine pour vous demander de résoudre leurs différends, il est très probable qu’ils ne parviennent pas du tout à communiquer entre eux :

  • soit ils ne s’entendent pas,
  • soit ils ne veulent pas parvenir à un compromis.

D’autre part,

  • si vous observez des conflits entre collègues, mais qu’aucun d’entre eux ne vous attire en tant que tiers, cela peut signifier que les employés ne vous font pas confiance.

Ces deux cas sont le signe évident d’une communication inefficace.

Pour résoudre le problème,

  • vous pouvez convoquer une réunion avec les parties au conflit et discuter de la situation dans une atmosphère calme : la méthode “just talk” fonctionne très bien. Si le conflit éclate, vous pouvez appliquer une autre tactique, que nous avons abordée dans cet article.

6. Les normes de communication ne sont pas établies

Même si votre équipe a adopté un format de communication informel et amical, il existe certaines normes et règles de conduite qui doivent être respectées.

Cela s’applique non seulement au vocabulaire et à l’étiquette du réseau, mais aussi à de nombreuses autres questions. Par exemple, chacun peut avoir des heures de travail et des pauses bien définies. Ils peuvent être ajoutés à un calendrier unique, et si l’espace de travail le permet, ils peuvent être indiqués dans les statuts actuels, par exemple “En ligne”, “Ne pas déranger”, “Pause”. De cette façon, chacun peut voir si la personne dont il a besoin est disponible maintenant.

Une autre fonctionnalité utile est le document “Comment travailler avec moi”, ou “Instructions pour travailler avec moi”.

Dans une telle fiche,

chaque employé décrit ses compétences, ses habitudes et ses caractéristiques au travail :

  • forces et faiblesses,
  • heures de plus grande efficacité (alouette ou noctambule),
  • style de communication préféré, etc.

Il y a deux façons d’utiliser ces instructions.

D’abord,

  • les instructions ne sont disponibles que pour le manager, qui peut les utiliser pour répartir efficacement les tâches, par exemple en mettant les personnes ayant les mêmes préférences de travail sur un projet de groupe.
  • Dans la deuxième option, les documents “Comment travailler avec moi” sont téléchargés par les employés dans un espace de travail commun afin que chacun puisse s’y familiariser.
  • Cela est pratique dans les petites équipes, lorsqu’il y a une réelle possibilité d’apprendre et de prendre en compte les caractéristiques des coéquipiers.

7. Les membres de votre équipe ne s’aiment pas.

L’établissement de liens amicaux ou du moins amicaux est d’une importance capitale pour la communication.

Bien sûr,

  • vos employés ne doivent pas devenir les meilleurs amis du monde,
  • mais des choses aussi banales que des vœux d’anniversaire peuvent grandement améliorer l’atmosphère générale de l’équipe.

En tant que manager, vous pouvez garder la trace des vacances et envoyer des cartes de vœux.

En option,

  • vous pouvez simplement mettre en place un envoi automatique (mais il est préférable de le faire personnellement et sincèrement).
  • Essayez de féliciter sincèrement vos employés pour la nouvelle année – et vous verrez l’équipe se rapprocher un peu plus.
  • Essayez également de dire “merci” plus souvent. Exprimer sa gratitude est un excellent moyen de récupérer et de créer un espace sûr au sein de votre équipe.

8. Les managers retravaillent le travail des membres de l’équipe

Le plus souvent, les managers refont le travail de leurs subordonnés car il est plus facile de refaire que d’expliquer où était l’erreur. Mais la seule façon d’éviter ce problème est de communiquer, communiquer et communiquer encore. Sinon, l’employé ne saura tout simplement pas qu’il fait quelque chose de mal et ne se corrigera pas.

Une bonne solution consisterait à faire le même travail sur les insectes – mais déjà ensemble.

Résumé . Comment gérer une équipe

Aux “appels” énumérés ci-dessus, vous pouvez également ajouter un niveau élevé de rotation du personnel dans l’équipe.

Si vous n’observez que certains des signes ci-dessus, ne vous précipitez pas vers des conclusions tristes : il s’agit probablement des particularités de vos employés. En revanche, si plusieurs d’entre eux sont clairement visibles en même temps, il vaut la peine d’agir. Vous économiserez ainsi du temps, des efforts et des nerfs pour vous et vos employés.

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