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7 façons de gérer les e-mails sans perdre de temps

Passez-vous tout votre temps libre à vérifier votre courrier ? Cet article est pour vous !

Si vous êtes comme moi, vous passez probablement beaucoup de temps à vérifier et à analyser vos e-mails. Cependant, cela m’aurait pris beaucoup plus de temps si je n’avais pas trouvé des moyens efficaces de gérer mon courrier. J’ai entendu parler de personnes qui ont plus de 1 000 e-mails non lus dans leur boîte de réception. Et oui, cela me stupéfie. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils sur la manière de gérer efficacement votre courrier électronique.

1. Ne vérifiez pas votre courrier trop souvent

Oui, vérifier votre courrier et le traiter dès que vous le recevez, c’est bien, mais si vous vérifiez votre courrier de manière obsessionnelle et passez du temps à lire les mêmes messages encore et encore, vous ne gagnerez jamais de temps. Fixez-vous une heure précise pour consulter votre courrier et répondre aux e-mails. Cela vous aidera grandement à maintenir un équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

2. Étiquettez vos lettres

Dans la plupart des services de messagerie, vous avez la possibilité d’ajouter des étiquettes à vos courriels. Ainsi, vous pouvez étiqueter certains courriels qui nécessitent une réponse urgente, ceux qui peuvent attendre, les courriels personnels, les courriels de travail, etc. En étiquetant vos e-mails, vous gagnez du temps, car vous pouvez simplement consulter l’étiquette de l’e-mail sans avoir à l’ouvrir et à le lire. En outre, si vous lisez l’e-mail et décidez que vous pouvez attendre une réponse, vous pouvez le marquer comme non lu. De cette façon, vous n’oublierez pas de répondre. Ainsi, vous pouvez, en vérifiant simplement votre boîte de réception, déterminer quels sont les courriels qui nécessitent un traitement urgent et ceux qui peuvent attendre.

3. Créez des modèles

Si vous vous retrouvez à dire la même chose à un grand nombre de personnes, vous pouvez simplement créer un modèle standard. Bien sûr, vos lettres ne doivent pas nécessairement ressembler à celles écrites par des robots. Mais, si vous écrivez les mêmes choses dans de nombreuses lettres, le modèle vous aidera à gagner du temps.

4. Supprimez les lettres de la boîte de réception si le travail sur la lettre est terminé.

Une boîte de réception vide est une chose merveilleuse. Une fois que vous avez terminé le travail avec la lettre, déplacez-la dans un autre dossier ou archivez-la. L’important est que la lettre n’apparaisse plus dans votre boîte de réception. Ainsi, vous ne perdrez pas de temps à vous demander si vous avez lu la lettre ou non. Au contraire, vous saurez que la lettre est terminée parce qu’il n’y a plus de lettre. De plus, un petit nombre de lettres dans votre boîte de réception vous épargne du stress et vous donne une nouvelle force.

5. Désabonnez-vous des sites que vous n’utilisez pas

Tout le monde reçoit des courriels qu’il n’ouvre jamais, mais qu’il continue de recevoir. Si vous avez ce type de boîte de réception qui arrive tous les jours ou toutes les semaines, désabonnez-vous-en ! Ces e-mails peuvent provenir de magasins, de réseaux sociaux, etc. Désactivez également toutes les notifications sur les sites, sauf celles dont vous avez vraiment besoin.

6. Traitez la lettre en la lisant

Au lieu de lire toutes vos boîtes de réception avant de répondre, vous devriez essayer de répondre ou de réagir à l’e-mail au fur et à mesure que vous le lisez. Lisez et terminez tout le travail avec la lettre en même temps.

7. N’envoyez pas autant de courriels

Si vous ne voulez pas recevoir beaucoup d’e-mails, vous ne devriez pas en envoyer autant. C’est simple. Plus vous écrivez de courriels, plus vous risquez d’en recevoir.

Mythes néfastes sur le courrier électronique

Avant de commencer à décrire les techniques de courrier électronique utiles, il est important d’identifier les attitudes qui nous empêchent d’utiliser le courrier électronique à bon escient. Si nous ne détruisons pas ces mythes, nous retomberons sans cesse dans nos vieux comportements.

Mythe n° 1 : nous devons toujours être en contact.

Nous vérifions presque tous notre courrier beaucoup plus souvent qu’il n’est objectivement nécessaire. Il nous semble impoli de ne pas répondre aux e-mails dès que possible. Cependant, le courrier, par sa nature même, n’est pas un moyen de communication rapide – il existe un téléphone et un service de messagerie instantanée pour cela.

La personne qui vous envoie un courrier électronique ne sait pas ce que vous faites en ce moment, si vous êtes devant l’ordinateur et si vous pouvez répondre. Par conséquent, vous avez tout à fait le droit de ne pas être interrompu par des e-mails toutes les cinq minutes, mais de répondre lorsque vous en avez l’occasion.

À moins que les spécificités de votre travail n’exigent une réponse instantanée aux lettres (par exemple, le support technique), il est parfaitement normal et socialement acceptable de répondre à une lettre dans les quelques heures, voire dans la journée, qui suivent sa réception.

Mythe n° 2 : les lettres courtes sont impolies

Voyez les choses autrement : les longs courriers électroniques sont un manque de respect pour le temps du destinataire. Si le message peut être répondu de manière significative en une ligne, il n’est pas nécessaire d’écrire « Guerre et paix ». La meilleure réponse est celle qui contient toutes les informations dont vous avez besoin en un minimum de mots.

Mythe n° 3 : les priorités des autres sont plus importantes que les vôtres

L’un des outils de gestion du temps les plus connus est la « matrice d’Eisenhower », qui divise toutes les tâches en quatre catégories en fonction de leur urgence et de leur importance. Gageons que la plupart des lettres de votre boîte de réception tombent dans le troisième ou le quatrième quadrant de cette matrice : « urgent mais pas important » ou « pas urgent et pas important ».

Or, l’attention constante portée au programme de messagerie vous détourne des tâches « importantes mais pas urgentes », qui sont généralement stratégiques et essentielles pour votre carrière ou votre entreprise.

Mythe n° 4 : vous pouvez utiliser votre boîte aux lettres électronique comme une liste de choses à faire

Si vous laissez dans votre boîte de réception des e-mails qui nécessitent une réponse ou une action, vous ne videz jamais réellement votre boîte de réception. De plus, chaque fois que vous ouvrez votre programme de messagerie, toutes vos « files d’attente » attirent instantanément votre attention, ce qui provoque stress et frustration.

Il est impossible, et non optimal, de terminer une tâche immédiatement après son arrivée. Cependant, vous devriez mettre au point un système de liste de tâches distinct qui vous permette d’accomplir toutes les activités nécessaires à temps. Dans ce cas, la boîte aux lettres électronique doit être utilisée comme un moyen de communication, et non pour stocker les tâches.

Mythe n° 5 : la meilleure solution au blocage des lettres est la « faillite postale ».

Parfois, un flot de lettres semble tellement incontrôlable qu’il semble tentant de simplement supprimer d’un coup toutes les lettres accumulées dans votre boîte de réception. Appelons cela la « faillite postale ». La solution est possible, mais pas la meilleure : après tout, si vous ne changez pas vos habitudes quotidiennes, cette situation se reproduira. Il est préférable d’introduire les habitudes une par une – de cette façon, elles ont plus de chances de s’enraciner dans votre vie.

Vos nouvelles habitudes

Habitude n° 1 : programmez des heures de vérification du courrier

Fixez-vous des heures auxquelles vous consultez le courrier. Il est préférable de déterminer l’heure exacte – par exemple, 10 heures et 17 heures, et non pas approximativement « matin » et « soir » ; une nouvelle habitude exige de la certitude.

Si vous recevez moins de 20 messages par jour, un seul contrôle suffira. Si votre flux de courrier se compte en centaines et que le taux de réponse est important, réservez 4 à 5 créneaux horaires pour la vérification.

D’après mon expérience, il est optimal de vérifier votre courrier électronique pour la première fois en fin de matinée, après avoir accompli certaines des tâches importantes de la journée et peu avant de quitter le travail pour « clore » la journée. Mais le moment exact dépend de la nature de votre travail, du style de votre patron et de votre équipe, etc.

L’approche par intervalles de l’analyse du courrier présente plusieurs avantages. Votre journée sera plus structurée et le nombre de changements de tâche à tâche diminuera. Vous deviendrez plus efficace pour répondre aux courriels sachant que vous disposez d’un délai de traitement. Et dans certains cas, les personnes qui ont envoyé la lettre auront le temps de résoudre elles-mêmes leur problème, avant même que vous ne lisiez leur message.

Habitude n° 2 : désactivez les notifications de nouveaux messages

Action simple mais efficace : désactivez toutes les notifications de nouveaux messages, qu’il s’agisse d’alertes sonores, de pop-ups ou d’icônes. Elles vous obligent à consulter votre boîte de réception plus souvent qu’il n’est objectivement nécessaire, et elles ajoutent à la nervosité que vous ressentez en sachant que des lettres non lues vous attendent.

L’étape suivante consiste, si votre travail le permet, à supprimer le courrier de votre téléphone portable. Peu de gens répondent pleinement au courrier provenant du téléphone, qui se limite généralement à de courts messages. En même temps, vous êtes obligé de lire les mêmes lettres plusieurs fois (d’abord depuis le téléphone, puis depuis l’ordinateur) et vous vous retrouvez inévitablement avec des questions non résolues en tête.

Peut-être que les premiers jours après avoir désactivé les notifications, vous aurez un « manque ». Mais rapidement, vous constaterez que votre vie est devenue plus ordonnée et moins stressante. Vous pouvez aller un peu plus loin et désactiver les messages pop-up et les notifications par e-mail de vos réseaux sociaux, les messages de vos applications mobiles, et réduire l’utilisation des programmes de messagerie instantanée. Vous serez surpris de voir combien de temps et d’énergie cela vous fera gagner.

Habitude n° 3 : pratiquez la règle des cinq phrases

La plupart des e-mails et des réponses peuvent être résumés en cinq phrases bien écrites. Si la réponse nécessite beaucoup de détails techniques ou une description de plusieurs options, il est préférable d’organiser un appel téléphonique ou Skype – cela prendra moins de temps et vous permettra de vérifier que vous avez été compris.

Les courriers électroniques ne sont pas une solution universelle. Ils sont parfaits pour donner une réponse sans ambiguïté à une question simple, envoyer des informations standard, transmettre un fichier ou un lien, organiser ou confirmer une réunion, informer brièvement l’équipe de l’état d’avancement du projet. Mais pour les tâches complexes à plusieurs variables, le courrier n’est pas le meilleur outil.

Il existe des outils alternatifs pour collaborer sur des projets lorsque l’intensité de la communication requise est élevée. Du partage de calendriers dans Google ou Outlook aux services dédiés comme Basecamp. Pour stocker une grande quantité d’informations de référence ou éducatives avec des hyperliens, Wikia est adapté.

Si vous voyez une lettre qui peut impliquer une longue chaîne de correspondance, des clarifications, des discussions d’idées, etc., alors un appel téléphonique ou une conférence téléphonique de groupe peut également être la meilleure solution et faire gagner du temps à toute l’équipe.

Ne réfléchissez pas par courrier électronique. Profitez de votre temps. Si un certain type d’e-mail prend régulièrement la majorité de votre temps, réfléchissez à la façon dont vous pouvez rationaliser le processus.

Habitude n°4 : Traiter chaque message entrant une fois

À l’heure prévue pour consulter la boîte aux lettres, commencez par le message non lu le plus ancien et traitez les lettres une par une, sans les sauter ni les sélectionner. Pour chaque lettre, vous pouvez effectuer l’une des actions suivantes :

Supprimer. Supprimer tous les messages inutiles de la boîte aux lettres. Trier les lettres qui ne nécessitent pas d’action ou de réponse, mais qui contiennent des informations utiles, triez-les dans des dossiers d’archives afin de pouvoir les retrouver facilement plus tard, si nécessaire.
Déléguez. Ne gardez pas les messages dans votre boîte de réception, transférez-les dès que possible à la personne qui doit agir directement. Si vous devez contrôler le résultat, utilisez un dossier séparé, un système de rappel ou un utilitaire spécial pour suivre le statut des affaires déléguées.
Répondez. Pour éviter de créer une boule de neige d’affaires inachevées, fixez-vous une règle : « Si un message peut être répondu correctement en cinq minutes, faites-le tout de suite. »
Passez à la liste des tâches. Les tâches qui nécessitent plus de temps doivent être déplacées vers une liste de tâches distincte et les lettres correspondantes envoyées dans le dossier alloué aux tâches inachevées. Il est recommandé d’envoyer un court message à l’expéditeur pour confirmer la réception de la tâche et fixer le délai approximatif de sa réalisation.
Evernote est un outil puissant pour gérer les listes de tâches. Ce programme est bon car il vous permet d’accéder à vos dossiers, listes et plans depuis n’importe quel ordinateur, téléphone portable ou tablette via une connexion.

Habitude n° 5 : Débarrassez-vous des courriels inutiles

Il y a probablement beaucoup de publicités et de bulletins d’information qui se déversent dans votre boîte aux lettres, dont vous n’avez pas tous besoin. Prenez une minute pour vous désabonner d’eux ou mettez un filtre anti-spam sur les envois dont vous ne pouvez pas vous désabonner. Vous passerez beaucoup moins de temps à faire cela qu’à supprimer régulièrement les e-mails promotionnels de votre boîte aux lettres.

Habitude n° 6 : maîtrisez l’impression aveugle à 10 doigts

Si vous tapez toujours avec deux doigts et cherchez chaque lettre sur le clavier, vous vous limitez dans la vitesse de traitement des e-mails. Des programmes d’entraînement spéciaux pour la dactylographie peuvent augmenter votre vitesse de frappe de 40 à 50 % : sur une année, cela représente un gain d’heures, voire de jours de travail.

Les raccourcis clavier sont un autre « accélérateur ». Mémorisez au moins ceux que vous utilisez le plus fréquemment, et l’efficacité de votre travail à l’ordinateur augmentera.

Habitude n° 7 : préparez des modèles de réponses aux lettres standard

Si vous devez souvent écrire des lettres standard (demandes, invitations à des réunions, rapports réguliers, etc.), il est bon de préparer un modèle, dans lequel vous ajoutez ensuite des détails spécifiques si nécessaire.

Le plus souvent, les gens enregistrent les modèles dans un fichier texte. Cependant, vous pouvez utiliser une technologie plus « avancée » : la plupart des programmes de courrier électronique ont la possibilité de stocker des modèles de lettres et de créer des messages personnalisés sur cette base en quelques clics de souris.

Pour ceux pour qui l’e-mail est un canal de vente important, il existe également des services spéciaux dans lesquels, entre autres, des modèles peuvent être développés et utilisés.

Si l’on vous demande souvent d’envoyer certains fichiers par e-mail (par exemple, des instructions, des brochures, etc.), il est utile de sauvegarder tous ces documents standard dans un répertoire sur votre bureau afin de réduire le temps de recherche d’informations sur votre disque dur.

Si les documents requis sont volumineux, vous pouvez les télécharger sur l’un des services de partage de fichiers et, sur demande, envoyer non pas le fichier lui-même, mais un lien pour le télécharger.

Conseils supplémentaires pour les e-mails

3.1 Minimisez le nombre de vos boîtes aux lettres électroniques

Il est optimal d’avoir une ou deux boîtes aux lettres maximum (professionnelle et personnelle). Si vous devez prendre en charge un plus grand nombre d’adresses électroniques, vous pouvez mettre en place un transfert de courrier vers votre boîte aux lettres principale et y traiter les messages.

3.2. Utilisation des filtres

Chaque programme de messagerie vous permet de personnaliser des filtres, c’est-à-dire des algorithmes permettant de trier les lettres par destinataire, titre ou texte. Par exemple, vous pouvez utiliser des filtres pour les courriers non urgents mais importants et les messages d’actualité : rassemblez-les dans un dossier séparé et vérifiez-les une fois par semaine. Vous pouvez mettre en place une délégation automatique de certains messages ou forcer le programme à ajouter des tags en fonction de l’expéditeur et des mots-clés de la lettre.

Le service IFTTT permet de créer des scénarios plus complexes (« recettes »), par exemple, la publication automatique sur les réseaux sociaux lorsque vous recevez un courriel présentant certaines caractéristiques, le transfert de données du courrier vers le calendrier ou Evernote, etc.

3.3 Créer des en-têtes d’email significatifs

Le meilleur en-tête est celui qui comprend le contenu de l’e-mail et le type de réponse nécessaire. De tels en-têtes vous aideront ensuite à trouver facilement le message souhaité dans les archives.

Un exemple de mauvais titre serait « Bonjour ! » ou « Besoin d’aide ! ». Un exemple de bon titre serait « Réunion du plan annuel [Confirmer la présence] » ou « Client A : tableau croisé des ventes 2014 [À approuver] ».

La même règle s’applique aux fichiers joints. Essayez de leur donner des titres significatifs afin que le contenu soit clair à partir du titre.

3.4. Utilisez les caractères gras et les listes

Mettez en évidence les idées importantes en gras. Offrez à votre destinataire une facilité de lecture et assurez-vous que même si votre lettre est lue en diagonale, elle transmettra l’idée principale. Utilisez des listes numérotées ou à puces pour les lettres longues.

3.5. Créez une signature standard

La plupart des programmes de courrier électronique vous permettent d’ajouter automatiquement votre signature à la fin de chaque lettre. Incluez toutes les informations pertinentes, y compris les autres moyens de vous contacter (numéro de téléphone, nom Skype, etc.).

La signature est votre outil de marketing personnel et d’entreprise et peut inclure l’adresse d’un site web ou un lien vers une FAQ.

3.6. Créer des listes de diffusion

Si vous devez souvent envoyer des messages électroniques à un groupe de destinataires en même temps, il est bon de créer des listes de diffusion afin de ne pas avoir à saisir chaque adresse séparément la prochaine fois.

Que faire des gravats existants ?

Mais que faire si vous avez 10 000 messages non triés dans votre boîte de réception en ce moment même ? Comment les gérer ?

  1. Réservez 30 minutes par jour. Une telle quantité de travail ne peut être effectuée en une seule fois, et en procédant par petits morceaux, vous pouvez vider votre tiroir sans nuire à vos autres projets.*
  2. Supprimez en masse toutes les publicités et newsletters non lues et désabonnez-vous de tous les envois qui ne contiennent pas d’informations essentielles pour vous.
  3. Triez les lettres par expéditeur et traitez les messages homogènes par portions (répondre, archiver dans un dossier spécifique, supprimer, etc.) Si vous avez dû répondre à un courriel il y a longtemps, commencez par vous excuser : la plupart des gens souffrent aussi d’inondations de courriels et comprendront vos difficultés.
  4. N’abandonnez pas. Le processus de nettoyage de votre boîte de réception peut être long, mais si vous y consacrez 30 minutes par jour, il se terminera tôt ou tard.
  5. Ne laissez pas la situation se répéter. Mettez en œuvre les habitudes décrites dans ce livre avant de vous retrouver seul avec des milliers de courriels non lus.

Conclusion

Pour passer à une utilisation efficace du courrier électronique, vous devez d’abord vous débarrasser d’un certain nombre de mythes, notamment celui selon lequel vous devez être en contact à tout moment. Le fait d’être constamment distrait pour répondre à des demandes urgentes, mais sans importance, vous prive de la possibilité de travailler sur ce qui compte vraiment pour vous.

Le courrier électronique est un outil de travail important mais peu polyvalent. Il est mal adapté aux discussions et échanges de vues actifs au sein d’une équipe, aux discussions complexes ou à la gestion d’une liste de tâches. À ces fins, il existe d’autres outils et techniques.

Les nouvelles habitudes doivent être introduites progressivement, une ou deux à la fois, et être persistantes sans s’écarter des anciens modèles de comportement. Fixez des intervalles de temps spécifiques pour consulter votre courrier, désactivez les notifications, répondez de manière courte et structurée, désabonnez-vous des envois inutiles, ne traitez chaque lettre qu’une seule fois.

Préparez des lettres types et maîtrisez l’impression à dix doigts. En investissant du temps et de l’énergie et en introduisant ces habitudes dans votre routine quotidienne, vous réduirez de 3 à 4 fois le temps consacré au traitement des e-mails !

N’oubliez pas les petits détails et les astuces techniques qui peuvent vous faciliter la vie. Passer quelques heures à mettre en place des filtres d’emails ou une signature standard vous fera gagner beaucoup plus de temps et d’efforts à l’avenir. Même s’il y a actuellement des milliers d’e-mails non lus dans votre boîte de réception, en les parcourant régulièrement pendant 30 minutes par jour, vous pouvez atteindre l’état « zéro boîte de réception » et le maintenir par la suite.

Travailler efficacement avec le courrier électronique. Guide du leadership

Malgré l’abondance de divers canaux de messagerie, le courrier électronique reste le principal moyen de communication des entreprises. Les listes de diffusion et les clients de messagerie sont une méthode efficace pour interagir rapidement avec un grand nombre de personnes, mais que se passe-t-il si le flux d’e-mails est trop important ? Les utilisateurs de Quora ont posé cette question difficile. La réponse ne s’est pas fait attendre.

La clarification de tous les détails du travail avec le courrier électronique a aidé les cadres des grandes entreprises informatiques mondiales, qui sont obligés de travailler avec des volumes d’informations réellement gigantesques entrant et sortant chaque jour par le client de messagerie. Comment le courrier électronique est-il géré dans les grandes entreprises ? Les responsables informatiques engagent-ils des assistants ou le font-ils eux-mêmes ? Dans notre article, nous donnerons les exemples les plus intéressants de la vie quotidienne des « gros bonnets » et des particularités du travail avec le courrier électronique dans les grandes entreprises.

Le premier exemple concerne le père fondateur d’Apple, Steve Jobs. L’un des utilisateurs du service Quora a parlé de sa communication avec Jobs, qui se déroulait principalement par e-mail. Selon l’utilisateur, Steve Jobs répondait toujours aux e-mails, mais cela pouvait prendre beaucoup de temps : deux ou trois jours si l’e-mail était envoyé le matin. En revanche, la communication nocturne s’apparentait davantage à un chat : les réponses étaient presque instantanées. Jobs lui-même, lorsqu’on lui a demandé où il trouvait autant de temps pour communiquer, a répondu que l’interaction avec les acheteurs de ses produits était toujours d’une importance capitale dans le travail de son entreprise.

Une approche différente a été adoptée par le directeur de Groupon, Andrew Mason : pour travailler avec le courrier électronique, un système de filtrage spécial a été créé, qui triait tous les courriers entrants selon l’idée d’une lettre. Les personnes qui ont réussi à travailler personnellement avec Mason notent que, comme Jobs, il essayait toujours de répondre aux e-mails le plus rapidement possible, dans la plupart des cas, cela se produisait presque instantanément.

Amazon dispose également de son propre système de marquage des lettres qui permet de trier le courrier entrant en fonction de son importance. Comme le dit un employé d’Amazon, lorsque le fondateur de l’entreprise, Jeff Bezos, envoyait des lettres à ses employés, il utilisait un point d’interrogation comme marqueur. La lettre marquée d’une question exigeait une réponse urgente, toutes les autres lettres devaient être adressées, mais il n’était pas nécessaire d’y répondre. Ce système de gestion du courrier s’est avéré très efficace et n’a pas nécessité de fonds supplémentaires.

Le courrier électronique est également au cœur du flux de travail pour Jeff Weiner, directeur de LinkedIn. La boîte aux lettres, note Jeff, est le principal outil qu’il utilise pour interagir avec les employés du monde entier. Pour rendre cette interaction efficace et moins chronophage, Jeff a élaboré une règle simple : moins on envoie d’e-mails, moins on en reçoit. Une approche aussi rationnelle a permis de réduire considérablement le volume de la correspondance sortante, en éliminant les lettres inutiles qui n’ont pas de sens.

Jeff a également parlé de certaines des autres règles qu’il utilise lorsqu’il communique par courrier électronique. Tout d’abord, dans son travail, il utilise souvent la fonction « marquer le message comme non lu » pour marquer les spams et les messages sans intérêt. Cette fonction permet de trouver facilement les informations dont vous avez besoin dans votre propre boîte aux lettres et de transformer les lettres en tâches. La deuxième règle concerne votre propre mode de fonctionnement.

Jeff Weiner recommande à chaque responsable de messagerie de définir son propre calendrier et son propre espace pour gérer sa correspondance. Si le régime n’est pas respecté, la taille du dossier « Inbox » croît de manière exponentielle et la file d’attente des lettres sans réponse s’éternise pendant plusieurs jours, d’où l’importance d’un respect strict du régime.

Le contenu des lettres est tout aussi important : plus vous choisissez soigneusement vos mots, en essayant d’éviter les malentendus, plus la communication sera efficace. Les questions de clarification peuvent être évitées si vous formulez vos pensées et vos tâches dans le message original de la manière la plus compétente possible.

Un autre moyen évident de faciliter le travail avec de gros volumes de courrier est de vérifier soigneusement le champ de destination. Bien souvent, dans les longs courriers et les envois de copies, le champ « destinataire » n’est pas la personne qui doit recevoir la lettre. Cela crée une confusion et ralentit le travail de tous les services. En outre, vous devriez toujours confirmer la réception de la lettre à l’aide d’une fonction spéciale ou de mots simples. Cela permettra d’utiliser le temps de travail plus efficacement, car l’expéditeur saura toujours que la tâche a été acceptée pour exécution.

Enfin, une règle de base dans le traitement des e-mails de Jeff Weiner est d’éviter les sujets sensibles dans votre correspondance. L’e-mail n’est pas le meilleur moyen d’aborder des sujets sensibles, problématiques et intimes, car ils peuvent provoquer de l’embarras ou de l’agressivité chez le destinataire de l’e-mail. Dans les lettres, les gens sont plus ouverts et je peux être grossier, en disant des choses que je ne dirais jamais dans une conversation en direct. Un moyen facile d’éviter cela est d’éviter de provoquer de telles situations.

Travailler avec le courrier électronique peut être beaucoup plus efficace que de travailler avec un téléphone ou des messageries instantanées, la clé est de savoir comment utiliser toutes les capacités des clients de messagerie et de fixer ses propres règles. Les dirigeants de grandes entreprises ont réussi, mais qu’en est-il de vous ?

La gestion des e-mails dans le monde des affaires d’aujourd’hui

Il ne fait aucun doute que le courrier électronique est un élément important du processus commercial d’aujourd’hui. Malgré cela, on constate un écart croissant dans les organisations en matière de gestion et de contrôle de l’application de cette technologie de l’information. Alors que la grande majorité des organisations utilisent le courrier électronique et d’autres technologies de communication électronique dans leurs activités quotidiennes, trop d’organisations ont encore besoin de politiques pour garantir une utilisation correcte de la technologie et la préservation des informations électroniques. Parallèlement, grâce à la loi Sarbanes-Oxley et à la prise de conscience croissante du rôle important du courrier électronique dans les affaires juridiques, on observe une tendance positive dans le domaine de la gestion du courrier électronique : la plupart des organisations, afin de faire face aux réalités modernes, élaborent des plans pour renforcer la sécurité des systèmes de courrier électronique et introduisent de nouvelles politiques.

Recherche sur les politiques et les pratiques en matière de courrier électronique.

La note d’information de l’Association for Information and Imaging (AIIM) reflète les principales tendances du secteur, basées sur les données d’une enquête menée auprès des utilisateurs finaux de la communauté AIIM. Au cours de l’enquête, l’AIIM et Kahn Consulting, Inc. ont reçu des réponses fiables aux questions, qui ont ensuite été traitées. Le rapport sur les données obtenues a été formé sous la forme d’un condensé proposé, qui donne un aperçu de l’état de l’industrie au moment de l’étude. Cette étude et l’examen de l’industrie qui y est associé constituent une série de sujets distincts. Les sujets de recherche sont assez étroitement ciblés et différents à chaque fois. Les tableaux de données brutes sont fournis en annexe de chaque rapport.

Les principaux résultats de la recherche

Malgré les spams, la croissance et les problèmes de sécurité, le courrier électronique continue de gagner en popularité. Toutes les organisations interrogées utilisent le courrier électronique à des fins de production, et 78 % d’entre elles le considèrent généralement comme un outil de productivité ayant un impact commercial tangible.

Domaines d’utilisation professionnelle. Les entreprises ont activement adopté l’e-mail pour les processus et transactions confidentiels et critiques. Par exemple, 93 % des personnes interrogées répondent aux demandes de renseignements des clients par courrier électronique, 84 % discutent de la stratégie de l’entreprise, 71 % négocient des contrats, 69 % échangent des factures et des documents de paiement, et 44 % effectuent des correspondances officielles.

Vide juridique. Les organisations adoptent les nouvelles technologies d’entreprise : courrier électronique (100%), transmission de messages par communication mobile (59%), PDA sans fil (81%), forums en ligne (71%), réseaux de partage de fichiers peer to peer ( 51%). Mais, néanmoins, la plupart des organisations ne disposent pas de stratégies claires pour gérer et contrôler ces technologies. Par exemple, seulement 22% des organisations ont une politique approuvée de partage de fichiers.

Phase de transition. Les organisations ont attiré l’attention sur la loi Sarbanes-Oxley et sur la large couverture médiatique des faillites, des poursuites et des malversations dans lesquelles le courrier électronique a joué un rôle majeur. En conséquence, la plupart des entreprises modifient déjà ou prévoient de modifier leur approche de la gestion des e-mails en adoptant de nouvelles stratégies (68 %) et en améliorant la sécurité (64 %).

Absence de prise en compte des problèmes de préservation de l’information. Malgré une sensibilisation accrue à la nécessité de gérer et de stocker correctement les communications électroniques, dans la plupart des entreprises, les travailleurs ne disposent toujours pas d’instructions écrites. Par exemple, 60 % des personnes interrogées ne disposent pas d’une politique officielle régissant le stockage de la correspondance électronique. Dans la plupart des organisations, les employés ne savent pas où, comment et par qui les courriels sont stockés.

A propos de la recherche

Politiques et pratiques de gestion des e-mails : Cette étude sectorielle a été menée par l’AIIM en partenariat avec Kahn Consulting Inc. au troisième trimestre 2003. Ce rapport résume les principales conclusions de l’enquête.

Plus de 1 000 répondants de tous les États-Unis, représentant un large éventail d’industries, ont participé à ce travail. Les répondants étaient répartis assez équitablement entre les principales industries, avec une prédominance de la production industrielle et de l’ingénierie mécanique (12%), de la banque, de la finance et de l’assurance (16%), et des organisations gouvernementales et des services publics (24%). L’étude a porté sur des entreprises relativement petites et grandes, la moitié environ des répondants provenant d’organisations comptant moins de 1 000 employés et l’autre moitié d’entreprises de plus de 1 000 employés. Le groupe de participants à l’étude est suffisamment large et complet pour garantir la signification statistique et l’utilité de l’étude.

Ce n’est un secret pour personne que le monde des affaires a changé de façon spectaculaire. Avec l’augmentation apparente de l’utilisation du courrier électronique et d’autres technologies de communication électronique, l’augmentation récente des rapports très médiatisés sur les faillites, les malversations, les poursuites judiciaires et les nouvelles réglementations telles que la loi Sarbanes-Oxley ont déplacé l’attention sur la bonne gouvernance et la responsabilité interne. Les organisations. Cela ressemble à une anecdote, mais c’est le nombre croissant de procès et d’enquêtes dans lesquels le courrier électronique joue un rôle majeur qui a conduit les auteurs de cet article à l’idée qu’il existe une lacune importante dans le domaine de la gestion du courrier électronique. Et cette hypothèse a été largement confirmée par les résultats de cette étude.

Fondamentalement, l’objectif de ce travail était de recueillir des informations sur la façon dont les organisations utilisent aujourd’hui le courrier électronique et d’autres technologies de communication électronique. Il s’agit plus précisément de déterminer si et comment les stratégies et les pratiques de gestion sont appliquées, quels sont les problèmes auxquels elles répondent et où elles font défaut. L’étude vise également à recueillir des informations sur la manière dont le courrier électronique est utilisé aujourd’hui et à quelle fréquence. Enfin, il s’agit de savoir si les organisations changent leur façon de travailler avec le courrier électronique et pourquoi.

L’e-mail continue de changer d’activité

L’étude vise à dissiper les doutes qui subsistent quant à la question de savoir si le courrier électronique et les autres communications électroniques ont fondamentalement changé notre façon de travailler. En effet, le courrier électronique n’est plus seulement un moyen de faire un pique-nique d’entreprise, comme le confirme la quasi-totalité des organisations interrogées dans l’étude, qui admettent utiliser le courrier électronique à des fins professionnelles.

L’e-mail a également joué un rôle important dans de nombreuses poursuites et enquêtes très médiatisées, et est associé à de nombreux licenciements et autres problèmes. Mais malgré cela, non seulement les organisations n’abandonnent pas ce mode de communication, mais elles l’intègrent de plus en plus dans leurs processus commerciaux et leurs activités de conformité et juridiques.

Les lois récemment promulguées rendant obligatoire l’utilisation de documents électroniques et de signatures numériques, telles que la loi fédérale sur les signatures numériques (E-SIGNAct) ou la loi étatique sur les transactions électroniques uniformes, peuvent avoir un certain impact. Par exemple, 71 % des organisations utilisent le courrier électronique pour négocier des contrats et des accords, et 69 % échangent des factures, des spécifications et des documents de paiement. Presque toutes les personnes interrogées (93 %) utilisent l’e-mail comme moyen de communication avec les clients. L’utilisation de l’e-mail pour transmettre des informations suffisamment significatives pour les organisations témoigne du confort que leur procure l’espace numérique. Et ce sentiment de confort n’est pas seulement ressenti par les organisations commerciales, mais aussi par un nombre croissant de régulateurs et d’agences gouvernementales. Les résultats de l’enquête montrent que 38 % des répondants utilisent l’e-mail pour communiquer avec les régulateurs, et 44 % pour la correspondance officielle.

L’e-mail joue un rôle important dans les tâches internes et externes des organisations. La plupart d’entre elles utilisent l’e-mail pour résoudre des problèmes de personnel (56%), discuter des stratégies actuelles et des politiques de produits (84%), échanger des informations confidentielles ou particulièrement importantes (65%).

En résumé, nous constatons que les organisations utilisent régulièrement l’e-mail dans le cadre de leurs activités.

Les résultats de l’étude montrent également que si les organisations sont de plus en plus à l’aise dans l’espace électronique, nombre d’entre elles ne sont pas encore parvenues à la conclusion qu’il est nécessaire d’investir dans du matériel et des logiciels pour assurer une gestion et un stockage appropriés de l’information numérique. Par exemple, seulement 35 % des organisations disposent d’un système de sauvegarde spécialement conçu pour stocker les messages électroniques, elles sont encore moins nombreuses (23 %) à utiliser un système de gestion des documents (SGD), 34 % à utiliser un SGED et 40 % à utiliser des programmes de gestion et de stockage électroniques. Il est clair que le stockage adéquat des e-mails et d’autres types d’informations numériques est beaucoup plus difficile si vous ne disposez pas de la bonne technologie.

De même, bien que les organisations aient utilisé le courrier électronique pour transmettre des informations sensibles, notamment des informations personnelles et confidentielles et des secrets commerciaux, moins de la moitié ont investi dans une technologie cryptographique. Par conséquent, on peut supposer que l’utilisation confortable du courrier électronique pour résoudre les problèmes liés à l’entreprise dans les organisations est le résultat de la familiarité avec la technologie, plutôt que le résultat d’un investissement dans la sécurité. De nombreuses organisations ont déjà fait l’expérience de l’effondrement des illusions de sécurité, lorsque des courriers électroniques non cryptés sont tombés entre de mauvaises mains et que des secrets commerciaux ont été révélés ou, par exemple, que des informations confidentielles sur des clients ont été divulguées.

Manque de politique

Les entreprises modernes évoluent certainement grâce aux technologies de l’information. Toutes les organisations interrogées dans le cadre de l’étude utilisent le courrier électronique dans leurs activités. Comme on pouvait s’y attendre, presque tout le monde utilise les ordinateurs portables et la messagerie vocale (98 % chacun), mais, étonnamment, des technologies moins courantes comme la messagerie instantanée, les babillards électroniques et les transferts de fichiers de poste à poste sont utilisées à des fins de production.

Pourtant, si la plupart des organisations interrogées sont autorisées à utiliser ces technologies, on constate souvent l’absence de contrôles administratifs adéquats et de mesures de sécurité appropriées. Par exemple, alors que les employés de 59% des organisations sont autorisés à utiliser les systèmes de newsletter dans le cadre de leur travail, seules 17% des organisations disposent d’une politique approuvée régissant l’utilisation de cette technologie. La situation est presque la même avec les appareils portatifs sans fil tels que les PDA et les tablettes PC, dont l’utilisation est autorisée dans 81 % des organisations, mais dont seulement 28 % disposent d’une politique approuvée pour leur utilisation.

Le partage de fichiers entre pairs n’est pas mieux loti, puisque moins de la moitié des entreprises utilisant cette technologie fournissent à leurs employés des instructions approuvées sur la manière de l’utiliser. Et ce, malgré des cas récents où des entreprises ont été impliquées dans des procès pour violation des droits d’auteur à cause de fichiers musicaux partagés sur le réseau de l’entreprise. La technologie de messagerie instantanée est passée du statut de moyen de communication pour adolescents à celui d’outil de communication d’entreprise, avec de véritables objectifs commerciaux et de réelles conséquences juridiques liées à l’utilisation de cette technologie. Bien que cette technologie soit utilisée dans 46% des organisations, moins de la moitié d’entre elles seulement ont une politique approuvée pour son utilisation, et ce malgré les nouvelles règles établies par, par exemple, la National Association of Securities Dealers.qui exigent le stockage des messages instantanés comme toute autre correspondance professionnelle.

L’utilisation de ces technologies sans un cadre juridique approprié est un gros problème. L’absence de réglementation constitue une menace pour la sécurité et pose des problèmes liés à la conservation des informations. Elle permet également l’utilisation de la technologie numérique à des fins autres que les intérêts de l’organisation.

Dans certains cas, l’absence de politique peut être due au retard pris dans l’élaboration d’une politique d’utilisation de la technologie après son apparition. Dans d’autres cas, la raison n’est pas aussi claire. Le fait que la messagerie texte ou le courrier électronique mobile puissent sembler relativement nouveaux pour de nombreuses organisations explique en partie pourquoi 21% seulement ont une politique approuvée pour l’utilisation de ces technologies. Bien qu’en réalité, ces technologies soient utilisées par la majorité des organisations interrogées (59%).

Cependant, il est difficile d’appliquer la même logique aux systèmes d’information (59% utilisent et seulement 17% ont une politique approuvée) ou aux transferts de fichiers par FTP (82% utilisent et 35% ont une politique approuvée), car ces deux technologies sont connues et largement utilisées depuis de nombreuses années. … Pour de nombreuses organisations, la réponse peut être simple (mais potentiellement dangereuse) : elles n’ont jamais eu de problème dans ce domaine, et ne ressentent donc pas le besoin d’exercer un contrôle.

Une approche passive de l’élaboration des politiques est potentiellement dangereuse, car au cours de la dernière décennie, le monde des affaires a déjà beaucoup appris, et le courrier électronique est devenu l’outil assez courant qu’il est aujourd’hui. Aux premiers jours du courrier électronique, les organisations ont adopté une approche passive de la gestion de cette technologie, ce qui les a obligées à résoudre les problèmes au fur et à mesure qu’ils se présentaient. Des politiques ont été élaborées, des formations, des audits, des contrôles et des recyclages ont été effectués, les contrevenants étaient périodiquement licenciés – tout cela dans le but de garder cette technologie sous contrôle. Il s’est avéré que le courrier électronique a fait son entrée dans la vie quotidienne du monde des affaires sans que l’on se préoccupe suffisamment de ses éventuelles conséquences négatives. En conséquence, les organisations ont dû « gérer » diverses situations en introduisant des politiques d’application ou en utilisant d’autres méthodes. Aujourd’hui, alors que les employés violent encore les politiques de messagerie (et certains le feront probablement toujours), la plupart des organisations (80 %) ont au moins introduit des politiques d’exclusion qui dictent comment gérer les situations qui menacent les employés et l’organisation de graves perturbations. Comment gérer les situations qui menacent les employés et l’organisation de graves problèmes.

Attention à la rétention

« Le contenu d’un e-mail détermine s’il s’agit d’un document officiel (important). S’il l’est, il doit être sauvegardé quelque part en dehors du système de messagerie. Dans le cas contraire, le message doit être supprimé. Il n’est pas possible de définir une période de conservation pour tous les e-mails », explique le répondant 14.

« Chaque utilisateur de messagerie est en grande partie responsable de cela. Je le fais dans le cadre de mon service, en tant que responsable », explique le répondant n°39.

« J’ai rédigé des politiques d’utilisation et de conservation des e-mails il y a deux ans et j’attends toujours la révision de la direction ! ». – déclare le répondant n° 175.

La plupart des entreprises ont déjà compris qu’elles devaient apprendre à leurs employés la bonne façon de travailler avec le courrier électronique. Par exemple, 70 % des personnes interrogées expliquent à leurs employés ce que signifie la confidentialité des affaires dans le cadre de la correspondance professionnelle, 80 % établissent des directives strictes pour une utilisation acceptable du courrier électronique et 73 % en réglementent le contenu. Les nombreux procès très médiatisés concernant la pornographie et le contenu inapproprié des courriels ont-ils fini par faire des ravages ?

D’autre part, bien que la plupart des organisations, en raison de l’importance juridique accrue de la correspondance électronique (grâce à la loi Sarbanes-Oxley, aux litiges, etc.), modifient encore leur approche de sa gestion, 60 % des répondants n’ont AUCUNE politique formelle dans sa zone de stockage. Et 54% des organisations n’expliquent pas du tout aux employés où, comment et par qui les e-mails doivent être stockés. Il n’est pas surprenant qu’environ deux tiers des personnes interrogées estiment que leur organisation bénéficierait de nouvelles politiques et de formations sur la conservation des e-mails et des messages.

Et si les entreprises stockent effectivement les e-mails, 37 % seulement le font en fonction de leur contenu. Comme le montrent les citations des répondants ci-dessus, les autres organisations utilisent un « méli-mélo » de diverses technologies. En particulier, dans 31 % des organisations, la période de conservation des messages électroniques n’est pas définie, 26 % conservent le courrier pendant moins de 120 jours. 67% des organisations fixent le volume maximal d’une boîte aux lettres, ce qui crée en fait une limitation de la durée de conservation de la correspondance.

Si l’utilisation du courrier électronique dans de nombreuses activités a éclipsé la téléphonie, le simple fait de remplacer une technologie par une autre ne signifie pas que vous pouvez faire la même chose dans les deux. Contrairement à une conversation téléphonique, le courrier électronique est stocké sous une forme qui peut être difficile à gérer. Et pourtant, comme le montre cet ouvrage, les principales relations d’affaires se construisent aujourd’hui par courrier électronique, et les documents et preuves importants ne peuvent exister que sous forme électronique. Deuxièmement, la perte de la correspondance signifie la perte de la capacité à défendre la position de l’organisation devant les tribunaux. Où sont les règles qui donnent à une organisation l’assurance que les preuves de ses relations d’affaires existent et peuvent être défendues en cas de litige, d’audit ou d’enquête ? Nous devons admettre que, lors de l’élaboration de ces règles, il n’y a pas de systématicité nécessaire.

Période de transition

De nombreuses organisations sont en train d’opérer une transition vers la gestion et l’utilisation du courrier électronique et de technologies similaires. La loi Sarbanes-Oxley et une série de faillites et de malversations très médiatisées (comme Andersen / Enron) ont attiré l’attention des organisations. 40 % d’entre elles indiquent que c’est la raison pour laquelle elles revoient (ou envisagent de revoir) leurs politiques actuelles de conservation et de gestion des e-mails. D’autres (30 %) ont été contraints de prendre une telle mesure en raison de poursuites judiciaires, de pertes, de virus, de temps d’arrêt forcé du système ou d’autres expériences négatives qui leur sont propres. Enfin, 47% citent l’augmentation du volume au sein de l’organisation comme raison de la nécessité de reconsidérer les méthodes de travail avec la correspondance électronique.

La manière dont les organisations tentent de changer la situation actuelle est différente pour chacun. La bonne nouvelle est que la majorité des personnes interrogées (68 %) considèrent la création de nouvelles politiques comme le plus important changement possible pour répondre aux réalités commerciales actuelles. En outre, la majorité des organisations (64 %) ont également pris (ou envisagent de prendre) des mesures pour renforcer la sécurité de leurs systèmes de messagerie. La mauvaise nouvelle est que les organisations n’ont pas une compréhension claire de l’origine des problèmes de gestion de la messagerie. Par exemple, si certains considèrent qu’il est nécessaire de stocker autant de messages que possible (25 %), ils sont plus nombreux (31 %) à penser que moins on stocke de courrier électronique, mieux c’est. D’autres encore pensent que conserver le courrier plus longtemps serait un progrès.

Il est clair que la formation doit jouer un rôle important pendant cette période de transition. La majorité des personnes interrogées sont convaincues que la formation nécessaire aidera leur organisation, et 46 % des organisations ont organisé une formation sur la mise en œuvre de la politique au cours de l’année écoulée, ce qui témoigne de la confiance de la majorité (67 %) dans les avantages de la formation des employés sur l’utilisation de l’e-mail et la sauvegarde des messages.

Malgré les problèmes, le monde des affaires considère l’email comme un élément important de la société.

Malgré certaines inquiétudes concernant la sécurité et le volume croissant d’e-mails et de spams, la grande majorité des organisations continuent d’avoir une vision positive du courrier électronique. Selon l’enquête, 74 % des organisations le considèrent comme un outil de productivité qui offre des avantages évidents à l’organisation. Moins de 1 % seulement des répondants considèrent l’e-mail comme une perte de temps et pensent qu’il fait plus de mal que de bien.

Cela est vrai même si les employés passent une partie importante de leur journée à travailler avec le courrier électronique. 65 % des utilisateurs d’e-mails y consacrent au moins un quart de leur temps de travail, en composant et en envoyant des e-mails, ainsi qu’en effectuant d’autres opérations sur la boîte aux lettres, et 25 % y consacrent plus de la moitié de leur journée de travail. Et il n’est pas surprenant que cela prenne autant de temps, puisque 83 % des personnes interrogées reçoivent au moins 20 messages par jour et 26 % – 60 ou plus.

Cela ne veut pas dire que le travail par courrier électronique ne pose pas de problème. Les utilisateurs d’e-mails sont tout simplement « fatigués » des spams (et dans certains cas des outils anti-spam), et environ 15 % des organisations ont exprimé leur mécontentement à l’égard des e-mails non sollicités. Une personne interrogée a déclaré : « Notre filtre anti-spam entrave autant qu’il aide », tandis qu’un autre a déclaré : « Les spams grugent les performances.

Sortir

En résumé, il faut reconnaître que le courrier électronique est l’une des technologies les plus importantes qui a changé notre façon de vivre, de travailler et de planifier notre journée. Toutefois, l’utilisation généralisée du courrier électronique ne signifie pas que nous soyons les mieux placés pour le gérer, ainsi que d’autres technologies d’échange d’informations. Le courrier électronique, comme toutes les autres formes de communication, a fait son apparition dans le commerce et a évolué avec peu ou pas de limites, jusqu’à ce que l’on se rende compte que l’utilisation de cette technologie impliquait une gestion sérieuse d’un large éventail de problèmes nouveaux. L’utilisation d’une nouvelle technologie s’accompagne du confort de travailler avec elle ; ce confort a conduit à l’émergence de nouvelles façons d’utiliser cette technologie. L’entreprise moderne fonctionne par courrier électronique, mais le développement des organisations dans le domaine de la gestion du courrier électronique n’est pas assez rapide et pas assez fort.

Auteurs

Randolph Kahn est le co-auteur de la récente publication Email Policy, une autorité internationalement reconnue sur les questions juridiques et politiques en matière de technologie de l’information et de gestion des données, et un conseiller de confiance pour les entreprises du classement Fortune 500, les agences gouvernementales et le système judiciaire. En tant que fondateur et PDG de la société de conseil KahnConsulting Inc, ( www.kahnconsultinginc.com ), M. Kahn dirige une équipe de professionnels de la gestion de l’information, de la réglementation, de la conformité, de la technologie et du développement de politiques. Les membres de l’équipe font office de consultants et de conseillers auprès d’agences gouvernementales du monde entier. M. Kahn dirige chaque année de nombreux séminaires et formations pour des milliers de participants dans des entreprises et des institutions gouvernementales, ainsi que des organisations membres. Il donne également des conférences sur les aspects juridiques de la gestion des documents et des flux d’informations à l’université George Washington et est l’auteur de nombreuses publications.

Barclay T. Blair dirige la pratique du conseil technique chez KahnConsulting. Blair a une connaissance approfondie des technologies de l’information, avec une expertise particulière en matière de technologie et de politique de gestion de l’information, de sécurité, d’infrastructure de certification à clé publique, de XML, de traitement opérationnel des transactions et de sujets connexes. Il est le rapporteur du comité de sécurité de l’information de l’American Bar Association et l’éditeur des PKIAssessment Guidelines de l’association, publiées en 2003 après plus de cinq ans de travail sur le projet. M. Blair est l’auteur et l’éditeur de nombreuses publications et donne des conférences sur les technologies de l’information et les questions de sécurité dans le monde entier.

A propos de l’Association Internationale AIIM

L’association internationale AIIM est l’autorité mondiale sur le marché de la gestion de contenu d’entreprise (ECM). Les technologies, outils et méthodes ECM sont utilisés pour capturer, gérer, stocker, protéger et distribuer les informations à travers l’entreprise afin de soutenir tous les processus commerciaux. L’association AIIM se consacre à l’éclairage, à l’adoption et à l’utilisation de la technologie ECM par le biais de programmes d’éducation, de marketing et de recherche, d’établissement de relations, de développement de normes et de défense des intérêts. En tant que source d’information impartiale et objective, l’AIIM Association a le statut unique d’organisation à but non lucratif 501 (c) 6, et vise à développer l’industrie ECM par le biais de :

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